Come diventare segretaria di studio medico: mansioni e responsabilità

Sogni da sempre di lavorare come segretaria all’interno di uno studio medico? Se questo è il tuo più grande desiderio, stai leggendo l’articolo giusto per te.

Lo staff dell’Università online Nicolò Cusano di Caltanissetta sta per spiegarti come diventare segretaria di studio medico e quali sono le sue mansioni e responsabilità.

In particolare vedremo quali requisiti occorrono per svolgere questa professione e di cosa si occupa nello specifico una segretaria all’interno di uno studio medico.

Iniziamo dal percorso di studi.

Come diventare segretaria di studio medico: il percorso formativo

Per lavorare negli studi medici come segretaria non è obbligatorio essere in possesso di una laurea, tantomeno essere un medico. Ciò che serve per lavorare presso uno studio medico è il possesso di diploma di scuola secondaria superiore e aver frequentato corsi di formazione professionale.

Quella della segretaria di studio medico è una figura professionale assai ricercata e le offerte di lavoro non mancano. Si tratta infatti di un ruolo che negli anni ha assunto sempre maggiore importanza, dal momento che la segretaria rappresenta il braccio destro del medico. Per svolgere questo mestiere è necessario non solo essere formati rispetto alle mansioni di segretariato, ma anche acquisire conoscenze più mirate in ambito medico.

Da un lato dunque l’organizzazione aziendale per pianificare il lavoro interno allo studio, dall’altro la formazione in ambito sanitario per affiancare l’attività medica.

Nel concreto quindi, cosa fa una segretaria all’interno dello studio medico? Scopriamolo insieme!

Mansioni e responsabilità della segretaria di studio medico

Poco fa abbiamo definito la segretaria di studio medico come il braccio destro del medico generico o dello specialista per cui lavora.

Per capire nel concreto di cosa si occupa, vediamo nel dettaglio quali sono le sue mansioni. Partiamo dalle responsabilità sul piano organizzativo e amministrativo.

Attività amministrative e front-office

Lavorare come segretaria all’interno di uno studio medico presuppone lo svolgimento di attività amministrative e organizzative. Questa figura si occupa infatti dell’attività front office, ovvero:

• gestione telefonate e calendario appuntamenti
• smistamento posta e archivio documenti
• gestione ordinaria dell’ufficio (cartoleria, servizi di pulizia, ecc)
• accoglienza clienti con relativa compilazione documenti
• inserimento e aggiornamento dati nei software gestionali
• gestione dei pagamenti delle prestazioni effettuate dai professionisti
• svolgimento delle procedure legate alle assicurazioni sanitarie dei pazienti in carico
• controllo dei rifornimenti e delle scorte (strumenti e materiali necessari alle visite)
• ordini ai fornitori e pagamenti

Come vedi, lavorare come segretaria di studio medico presuppone la gestione di numerose attività ed informazioni, sia in formato cartaceo che digitale.

Attività di supporto al lavoro del medico

Se riflettiamo sulle attività che la segretaria svolge rispetto al paziente, ci rendiamo conto che questa figura ricopre un ruolo di collegamento tra paziente e medico.

Si tratta infatti della prima persona con cui il paziente entra in contatto, ancor prima del medico stesso. Vista in questa ottica, la segretaria di studio medico svolge un vero e proprio supporto all’attività del professionista sanitario. È un punto di riferimento essenziale sia per il medico che opera nello studio, sia per i suoi pazienti.

Per svolgere questo tipo di attività è fondamentale non solo avere spiccate competenze organizzative, ma anche una buona conoscenza dell’attività svolta dal medico.

Requisiti che deve possedere una segretaria di studio medico

Abbiamo visto come diventare segretaria di studio medico e quali sono le mansioni svolte da questa figura professionale. Vediamo adesso quali requisiti deve possedere chi aspira a ricoprire questo ruolo per svolgere il suo lavoro con successo.

Capacità comunicative

Il primo requisito fondamentale è possedere ottime capacità comunicative. Trattandosi della prima figura con cui i pazienti interagiscono, dalla telefonata all’accoglienza, è necessario che la segretaria possieda abilità comunicative e relazionali. Cortesia, disponibilità, precisione nel fornire informazioni e capacità di soddisfare le esigenze del paziente sono alla base di questo mestiere. È importante poi mostrarsi professionale e creare un’atmosfera accogliente per i pazienti in attesa di essere visitati dal medico.

Doti organizzative

Per poter organizzare il calendario degli appuntamenti senza creare confusione, è necessario possedere capacità gestionali ed organizzative. Quando si lavora in uno studio medico inoltre è importante saper gestire eventuali urgenze ed essere in grado di stabilire priorità. Saper gestire una crisi e risolvere in modo efficace e tempestivo i problemi interni allo studio è fondamentale per non creare disservizi e scontento tra i pazienti.

Abilità gestionale e organizzazione sono quindi altri due requisiti imprescindibili.

Conoscenza informatiche

Al giorno d’oggi lavorare in un ufficio o in uno studio medico come segretaria vuol dire avere abilità informatiche di base e non solo. La segretaria deve saper utilizzare anche i sistemi gestionali specifici del settore, gestire la comunicazione digitale attraverso email, social e sito internet.

Competenze mediche

Anche se non è richiesta una laurea in medicina, una brava segretaria di studio medico deve avere conoscenze mediche di base. Ciò permette di fornire informazioni più precise ai pazienti o rispondere alle loro domande in caso di necessità, senza dover consultare il medico. Chi lavora presso uno studio diagnostico, inoltre, deve conoscere le procedure da seguire prima delle analisi e comunicarle al paziente.

Abbiamo finalmente visto come diventare segretaria di studio medico e quali sono le responsabilità di chi svolge questo lavoro. Se pensi di avere spiccate doti comunicative e organizzative, leggi anche come diventare segretaria e mettere in risalto le tue capacità.

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