Come concludere un lavoro difficile: 5 consigli

Quando si lavora ad un progetto di una certa entità, c’è una fase che non può essere assolutamente tralasciata ed è quella della conclusione.

Molto spesso infatti i project manager si concentrano sulla realizzazione pratica del progetto, mettendo da parte la chiusura. Ciò corrisponde ad un grave errore in quanto la conclusione di un progetto riveste una notevole importanza.

In questa guida, lo staff dell’università online Niccolò Cusano di Caltanissetta ti mostrerà come concludere un lavoro difficile.

Vedremo, in particolare, 5 consigli da mettere in pratica se sei un project manager alle prese con un lavoro complesso.

Vuoi saperne di più? Ti consigliamo di continuare a leggere.

Perché è importante saper concludere un lavoro difficile

Prima di scoprire i 5 consigli che Unicusano sta per svelarti su come concludere un lavoro difficile, facciamo una premessa.

Cerchiamo di capire infatti perché è importante saper concludere un progetto difficile.

Quando un progetto si avvicina alla fase di completamento, un bravo project manager deve saper svolgere alcune attività specifiche (che vedremo a breve). Scopo di queste attività è proprio consolidare il lavoro fatto e verificare che gli obiettivi siano stati raggiunti in termini di valore generato.

Concludere un progetto significa ripercorrere il suo intero ciclo di vita, documentandone problemi, inconvenienti, modifiche e benefici. Tutti questi passaggi si rendono fondamentali per l’intera organizzazione che ha lavorato al progetto e anche per affrontare progetti simili in futuro.

Troppo spesso però si commette l’errore di trascurare questa fase. Per questo è bene sapere come concludere un lavoro difficile e farne tesoro.

5 consigli per concludere un progetto difficile

Per concludere al meglio un progetto difficile, il nostro staff ha individuato 5 passaggi (o consigli, se preferisci) utili.

Elenchiamoli per poi analizzarli uno per volta:

1. Redigere un report finale
2. Riunirsi con il team per un post progetto
3. Analizzare le questioni finanziarie
4. Archiviare correttamente i documenti
5. Festeggiare la riuscita del progetto

1 – Redigere un report finale

Il primo consigliamo che diamo ai project manager alle prese con la chiusura di un progetto difficile è quello di redigere un report finale. Tale report rappresenta la conclusione ufficiale del lavoro.

Il report è un documento ufficiale che ha la funzione di:

• Documentare ciò che il team di progetto ha realizzato
• Fornire una valutazione del progetto in termini di qualità del lavoro
• Valutare il budget e il rendimento del programma

Lo scopo di questo documento di fine progetto è valutare come il lavoro è stato eseguito, in maniera oggettiva e chiara.

Nello specifico infatti, un report di fine progetto dovrebbe includere:

• Una descrizione del processo che ha portato all’approvazione inziale del progetto e dei motivi per cui è stato intrapreso
• La sintesi dell’esecuzione del progetto, con all’interno una specifica circa il raggiungimento degli obiettivi prefissati
• I dettagli sul rendimento del budget impiegato per la realizzazione del progetto
• L’elenco di tutti quei fattori che hanno influenzato i risultati del progetto

Può essere utile inserire anche una descrizione dell’impatto finanziario o di altri benefici che il progetto fornirà.

Di solito al report finale è buona prassi allegare importanti documenti di progetto, come ad esempio il piano di progetto e i risultati di test.

2 – Riunirsi con il team per organizzare un post-progetto

Il secondo consiglio che intendiamo darti è riunire il team per organizzare una sorta di post-progetto. Quando si realizza un lavoro non si ha a che fare solo con numeri, budget, scadenze e fatture. Il cuore e la mente di un progetto sono le persone che hanno lavorato alla riuscita del progetto in questione.

Mettere insieme una squadra per un progetto è un processo formale che richiede cura. Ogni squadra infatti è un mix di competenze ed esperienze che insieme devono dare il massimo per il successo del lavoro. Di solito il project manager sceglie la propria squadra in base alla tipologia di progetto da realizzare. Questo vale sia per l’impiego delle risorse interne che per quelle esterne.

Così come è un processo formale creare la squadra, altrettanto formale è rilasciarla.

Per farlo è importante riunire il team di progetto, chiedere feedback e ragionare insieme sul lavoro svolto, per poi riassegnare le risorse ad altri lavori.

Nel caso delle risorse esterne il processo di chiusura corrisponde allo scadere del contratto e ci si deve assicurare che siano pagate secondo gli accordi.

3 – Analizzare le questioni finanziarie

Il terzo passaggio riguarda l’analisi delle questioni finanziare. Quello economico e finanziario è un aspetto prioritario quando si porta avanti un progetto. È importante predisporre un rendiconto completo delle spese sostenute per fare un lavoro di confronto con il budget iniziale. Ogni progetto che si rispetti parte da un budget a disposizione e al termine del lavoro è necessario capire se si è riusciti a rispettarlo o meno.

Può capitare a volte che il budget stanziato all’inizio non sia sufficiente. Quando si determina una situazione di questo tipo, è importante spiegare come è stata affrontata e come la problematica abbia influito sul progetto in generale. Al termine del progetto bisogna quindi scrivere un rapporto finale, completo e dettagliato, delle spese.

Tutte le questioni finanziarie quindi vanno messe nero su bianco, essere riviste e spiegate. In sostanza deve esserci una ragione per ogni euro speso in più rispetto a quanto pattuito inizialmente.

4 – Archiviare correttamente i documenti

Eccoci al quarto consiglio, quello relativo all’attività di archiviazione corretta dei documenti. Quando si conclude un progetto è necessario che tutta la documentazione richiesta venga completata ed archiviata. Ciò sarà utile in futuro, anche per la gestione di progetti analoghi. Dove archiviare la documentazione? Una soluzione potrebbe essere quella di archiviare su server o in un sistema cloud. In questo modo i documenti restano a disposizione dell’organizzazione che può consultarla facilmente.

Senza un archivio da cui estrarre vecchi documenti e report, qualsiasi conoscenza acquisita viene persa. Se sei il responsabile di un progetto, assicurati che la sua relativa documentazione non vada persa a causa di una cattiva gestione aziendale.

Prima di chiudere il tuo progetto, archivia tutti i documenti e tutti i dati che potrebbero tornare utili. Anche se vi accederai tu direttamente, è buona abitudine tenere traccia del lavoro svolto per altre persone nell’organizzazione.

5 – Festeggiare la riuscita del progetto

L’ultimo passaggio degno della giusta conclusione di un lavoro difficile è festeggiare la riuscita del progetto. Anche se poco attinente a documenti, verifiche e bilanci, si tratta di un momento di convivialità tra membri di uno stesso gruppo. Un’occasione per coinvolgere tutti coloro che hanno preso parte al progetto e potersi finalmente rilassare, premiando l’impegno della squadra.

Questo genere di attività extra ufficio non è affatto da sottovalutare. Sono infatti proprio le occasioni informali che aiutano a rafforzare il senso di appartenenza ad un team di lavoro. Conoscersi al di fuori dell’ufficio, ridere e gioire insieme dei successi, ha l’effetto di consolidare i rapporti tra colleghi e rafforzare lo spirito di gruppo. Non c’è nulla di sbagliato nel festeggiare il successo di un lavoro, anzi, vedrai che sarà il modo per affrontare con maggiore entusiasmo le sfide future.

Ad averne vantaggio è anche il rapporto tra il project manager ed il resto delle risorse impiegate nel progetto.

Ora che sai come concludere un lavoro difficile, sei pronto ad essere un project manager di successo? A proposito di lavori che richiedono la gestione di team, leggi anche come diventare controller. Potrebbe esserti utile nella tua carriera.

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